Übergabeprotokoll für Haus & Wohnung: 9 wichtige Punkte + PDF-Vordruck

Ein sorgfältig erstelltes Übergabeprotokoll ist beim Kauf oder Verkauf eines Hauses unerlässlich, um späteren Streitigkeiten vorzubeugen. Es dokumentiert den Zustand der Immobilie und regelt die Übergabe wichtiger Unterlagen und Schlüssel. In diesem Artikel zeigen wir Dir die 9 wichtigsten Punkte, die in keinem Protokoll fehlen dürfen, und stellen Dir einen praktischen PDF-Vordruck zur Verfügung, den Du direkt nutzen kannst.

8 wichtige Punkte fürs Übergabeprotokoll

1. Warum ist ein Übergabeprotokoll für den Hausverkauf so wichtig?

Für den Verkäufer: Das Protokoll hilft, spätere Streitigkeiten zu vermeiden, etwa wenn der Käufer behauptet, die Immobilie sei in einem schlechteren Zustand als vereinbart.

Für den Käufer: Es stellt sicher, dass er die Immobilie in dem vertraglich vereinbarten Zustand erhält und Mängel, die zum Zeitpunkt der Übergabe erkennbar sind, festgehalten werden.

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2. Wann wird das Übergabeprotokoll erstellt?

Das Übergabeprotokoll wird am Tag der Übergabe der Immobilie erstellt, sobald der Kaufvertrag notariell beurkundet wurde und alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt sind, wie:

1. Zahlung des Kaufpreises: Der Käufer hat den vereinbarten Kaufpreis vollständig überwiesen.
2. Lastenfreistellung: Eventuelle Belastungen, wie Hypotheken oder Grundschulden, sind aus dem Grundbuch gelöscht.
3. Übergabetermin: Käufer und Verkäufer treffen sich vor Ort, um gemeinsam den Zustand der Immobilie zu dokumentieren.

Es ist wichtig, das Protokoll erst zu erstellen, wenn der neue Eigentümer die Immobilie tatsächlich übernimmt, damit der aktuelle Zustand korrekt festgehalten wird.

3. Wie viele Ausführungen braucht man und wer bekommt diese?

In der Regel benötigt man zwei bis drei Ausführungen des Übergabeprotokolls, damit alle Beteiligten eine Kopie erhalten:

1. Der Käufer: Er erhält eine Ausführung als Nachweis über den Zustand der Immobilie bei der Übergabe.
2. Der Verkäufer: Auch er benötigt eine Kopie, um sich vor späteren Ansprüchen abzusichern.
3. Optional: Der Makler oder Notar – falls ein Makler/ Notar beteiligt ist, kann eine weitere Ausführung für deren Unterlagen erforderlich sein.

Alle Parteien sollten das Protokoll unterschreiben und eine Kopie erhalten, um eine klare und einheitliche Dokumentation sicherzustellen. 

4. Welche Bestandteile hat ein Übergabeprotokolls für Haus und Grund?

Ein Übergabeprotokoll für Haus und Grund unterscheidet sich in einigen Punkten zu dem für eine Wohnung. Ein Übergabeprotokoll für ein Haus und Grundstück sollte folgende wesentlichen Bestandteile enthalten:

1. Allgemeine Informationen

• Datum der Übergabe
• Adresse der Immobilie
• Namen und Kontaktdaten von Käufer und Verkäufer
• Hinweis auf den notariellen Kaufvertrag (z. B. Datum und Urkundennummer)

2. Zählerstände

• Stromzähler: Nummer und Stand
• Gaszähler: Nummer und Stand
• Wasserzähler: Nummer und Stand
• Heizkosten (falls vorhanden): Stand und Abrechnungshinweis

3. Schlüsselübergabe

• Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel (z. B. Haustür, Garage, Nebeneingang)

4. Zustand der Immobilie

• Beschreibung von sichtbaren Mängeln oder Schäden (z. B. Risse, Feuchtigkeit)
• Bestätigung über die ordnungsgemäße Räumung (z. B. leere Räume, keine Hinterlassenschaften)
• Zustand von Einbauten (z. B. Küche, Heizungsanlage)

5. Übergebene Unterlagen

• Baupläne und Grundrisse
• Energieausweis
• Bedienungsanleitungen (z. B. für Heizungsanlage)
• Wartungsverträge (falls vorhanden)

6. Zusätzliche Vereinbarungen

• Eventuelle Nachbesserungen oder Reparaturen durch den Verkäufer
• Klärung offener Punkte oder Verpflichtungen

7. Unterschriften

• Käufer und Verkäufer
• Optional: Zeugen oder Makler

Ein gut ausgefülltes Übergabeprotokoll stellt sicher, dass beide Parteien rechtlich abgesichert sind und der Zustand der Immobilie klar dokumentiert wird.

5. Wie läuft eine Wohnungs- oder Hausübergabe ab?

Die Immobilienübergabe läuft in der Regel in folgenden Schritten ab:

1. Terminvereinbarung

• Käufer und Verkäufer einigen sich auf einen gemeinsamen Termin für die Übergabe.
• Oft findet die Übergabe direkt nach der finalen Zahlung und Beurkundung durch den Notar statt.

2. Begehung der Immobilie

• Beide Parteien gehen gemeinsam durch die Wohnung oder das Haus, um den Zustand der Immobilie zu überprüfen.
• Sichtbare Mängel, Schäden oder nicht vereinbarte Rückstände (z. B. Möbel oder Müll) werden dokumentiert.

3. Zählerstände ablesen

• Strom-, Gas- und Wasserzähler sowie gegebenenfalls Heizkostenverteiler werden abgelesen und schriftlich im Übergabeprotokoll festgehalten.

4. Schlüsselübergabe

• Alle Schlüssel (Haus-, Garagen-, Nebeneingangsschlüssel etc.) werden übergeben und im Protokoll erfasst.
• Auch Zugänge zu Briefkasten oder Smart-Home-Systemen werden übergeben.

5. Unterlagenübergabe

• Relevante Dokumente wie Energieausweis, Bedienungsanleitungen, Wartungsverträge oder Baupläne werden überreicht.
• Falls die Immobilie Teil einer Eigentümergemeinschaft ist, werden Protokolle und Teilungserklärung übergeben.

6. Ausfüllen des Übergabeprotokolls

• Alle wichtigen Informationen wie Zählerstände, übergebene Schlüssel, sichtbare Schäden oder Mängel werden schriftlich festgehalten.
• Käufer und Verkäufer prüfen die Angaben und unterschreiben das Dokument.

7. Unterschriften

• Beide Parteien bestätigen durch ihre Unterschrift die Übergabe und den festgehaltenen Zustand.

Nach der Übergabe dient das Protokoll als rechtliche Absicherung für beide Seiten. Es ist ratsam, dass sowohl Käufer als auch Verkäufer je eine Kopie des unterzeichneten Protokolls erhalten.

6. Wer erstellt das Übergabeprotokoll?

Letztlich sollte das Protokoll von beiden Parteien unterschrieben werden, um die Übergabe zu dokumentieren. In vielen Fällen gibt es jedoch keine rechtliche Verpflichtung, dass der Makler das Protokoll erstellen muss.

Wichtig ist, dass beide Parteien sich einig sind und das Protokoll die wesentlichen Punkte zur Übergabe umfasst.

7. Mängel trotz Übergabeprotokoll – was jetzt?

Wenn nach der Übergabe Mängel auftauchen, die im Protokoll nicht festgehalten wurden, hängt die Verantwortung davon ab, ob diese Mängel vor oder nach der Übergabe entstanden sind und ob der Verkäufer diese zu dem Zeitpunkt der Übergabe kannte oder hätte kennen müssen.

• Wenn Mängel nach der Übergabe entstehen: Der Verkäufer ist in der Regel nicht verantwortlich, es sei denn, er hat eine Garantie für den Zustand der Immobilie abgegeben oder Mängel absichtlich verschwiegen.
  
• Wenn Mängel schon bei der Übergabe vorhanden waren: Der Käufer könnte unter Umständen Schadensersatz fordern oder den Verkäufer auf Beseitigung der Mängel in Anspruch nehmen, besonders wenn diese bei der Übergabe übersehen oder nicht dokumentiert wurden.

8. Worauf muss ich bei der Übergabe achten?

Als Verkäufer solltest Du sicherstellen, dass die Immobilie in dem Zustand übergeben wird, der im Kaufvertrag und im Übergabeprotokoll vereinbart wurde. Wichtige Punkte, auf die du achten solltest:

• Dokumentation der Mängel: Alle sichtbaren Mängel oder Schäden sollten im Übergabeprotokoll festgehalten werden.
• Leitungen und Geräte: Überprüfe, ob alle technischen Anlagen wie Heizung, Wasseranschlüsse, Elektrogeräte oder Beleuchtung einwandfrei funktionieren.
• Schlüssel und Dokumente: Alle relevanten Schlüssel (Haus, Keller, Garage, Briefkasten) und Dokumente (Baupläne, Bedienungsanleitungen für Geräte) sollten übergeben werden.
• Sauberkeit und Leerstand: Die Immobilie sollte zum Übergabezeitpunkt sauber und geräumt sein, es sei denn, im Kaufvertrag ist etwas anderes vereinbart.
• Vereinbarte Ausstattungen: Überprüfe, ob die im Kaufvertrag genannten Ausstattungsmerkmale (z.B. Möbel oder Einbauten) vorhanden sind und ordnungsgemäß übergeben werden.
• Zählerstände ablesen: Es ist wichtig, dass die Zählerstände für Strom, Wasser und Gas bei der Übergabe abgelesen und im Übergabeprotokoll festgehalten werden. Diese Informationen müssen den jeweiligen Versorgungsunternehmen mitgeteilt werden, damit der Käufer ab dem Übergabedatum korrekt abgerechnet wird. Dies verhindert spätere Unklarheiten bei den Versorgerabrechnungen und stellt sicher, dass du als Verkäufer nur für den Verbrauch bis zur Übergabe verantwortlich bist.

9. Welche Dokumente müssen an mich ausgehändigt werden?

Bei der Übergabe eines Hauses oder einer Wohnung müssen dem Käufer verschiedene wichtige Dokumente ausgehändigt werden. Diese dienen zur rechtlichen Absicherung, für zukünftige Instandhaltungen oder zur Information über die Immobilie. Hier ist eine Übersicht der Dokumente:

1. Rechtliche Dokumente

• Notarvertrag (Kaufvertrag)
• Grundbuchauszug
• Teilungserklärung

2. Technische Dokumente

• Baupläne/Grundrisse
• Energieausweis
• Nachweise über Umbauten/Sanierungen
• Wartungsverträge
• Bedienungsanleitungen

3. Rechnungen und Nachweise

• Nachweise über bezahlte Nebenkosten
• Rechnungen über Handwerkerarbeiten

4. Dokumente zur Immobilie

• Schornsteinfegerprotokoll
• Wohnflächenberechnung
• Versicherungsnachweise

5. Bei Eigentumswohnungen

Zusätzlich zu den oben genannten Dokumenten sollte ein Käufer erhalten:

• Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen
• Hausgeldabrechnungen
• Hausordnung

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Fazit

Ein Übergabeprotokoll ist ein unverzichtbares Dokument bei der Immobilienübergabe, da es den Zustand der Immobilie und alle relevanten Details rechtssicher dokumentiert. Es schützt Käufer und Verkäufer gleichermaßen vor späteren Missverständnissen oder Streitigkeiten.

Wer sorgfältig alle wichtigen Punkte wie Zählerstände, Schlüssel, Mängel und übergebene Unterlagen festhält, legt den Grundstein für einen reibungslosen Abschluss des Immobiliengeschäfts. Mit einem klar strukturierten Protokoll und einer guten Vorbereitung wird die Übergabe für alle Beteiligten zur Formsache.

Damit die Übergabe reibungslos und stressfrei abläuft, stehen wir Dir als erfahrene Makler zur Seite. Wir kümmern uns nicht nur um die Erstellung eines rechtssicheren Übergabeprotokolls, sondern übernehmen jeden Schritt des Verkaufsprozesses – von der Beschaffung aller fehlender Unterlagen über die Vermarktung bis hin zur Vertragsabwicklung.

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